无论公司设于何处，都必须准确、及时地向员工发放薪酬，并确保在预扣、计算及申报方面符合相关的所得税与社会保障法规。各国雇佣及税务制度均有不同。
薪酬管理不仅是一项日常工作，它还是一项影响合规性、员工满意度及企业声誉的战略职能。本指南将阐述为何薪酬外包对香港企业而言是明智之举。
法规复杂性：专业支持的重要性
香港薪酬法规受《香港雇佣条例》(第57章)、《税务条例》及《强制性公积金计划条例》 （《强积金条例》）。
《雇佣条例》是规范香港雇佣行为的主要法例，规定了雇主与雇员的权利和义务，涵盖工资支付、休息日、法定假日、带薪年假、病假津贴、产假及陪产假保障、年终金等关键事项。条例亦涵盖雇佣合约、解雇程序、遣散费及长期服务金，并防止反工会歧视的保护措施。
《税务条例》是香港主要税法，规范薪俸税、利得税及物业税等税种。香港薪俸税采用累进税率结构，适用于应评税净入息，该净入息是通过从总入息中减去扣除额和免税额计算得出的。
香港所有雇主每年须为公司提交BIR56A表格，并为全体雇员提交个人年度申报表（IR56B表格），申报所有收入（无论雇员在香港或海外工作）。雇主还须在新雇员入职后三个月内向税务局提交IR56E表格，正式申报雇佣关系。
强制性公积金（强积金）是香港的强制性退休储蓄计划，要求雇主、雇员及自雇人士定期供款。
月薪低于7,100港元的雇员可豁免供款，但雇主仍须按月薪的5%供款。月薪介乎7,100至30,000港元的雇员，雇主与雇员均须各供5%。月薪达30,000港元或以上的雇员，雇主与雇员的供款上限均为每月1,500港元。
雇主须在雇佣后60天内为雇员登记合规的强积金计划并及时供款。遵守强积金法规不仅是薪酬合规的关键，更体现了企业对员工长期财务福祉的承诺。
除每年提交雇主及雇员申报表（BIR56A及IR56B表格），并向税务局通报新聘、离职及离港情况外，雇主还须保存至少七年的准确薪酬记录，包括工资明细、休假记录及强积金供款记录。
在香港设立和管理薪酬系统
第一阶段需完成雇主及雇员在税务局与政府就业部门的登记，记录雇佣通知及合约，收集雇主与雇员的银行资料，并将所有信息录入薪酬系统。
薪酬团队需处理受薪员工的月薪，负责创建、维护及更新所有薪酬数据，包括加班费、佣金、开支、法定病假、产假及其他员工福利。
常规薪酬任务包括：计算工资、扣除额和奖金，更新档案，管理工时表，确保符合税务及雇佣法规。薪酬团队还将协助员工处理薪酬查询，并与税务机关沟通。
根据《雇佣条例》，香港雇主虽无法律义务向员工提供工资单，但此为推荐做法。工资单为员工提供详细的薪资明细，包括基本工资、加班费、津贴及扣除额，有助员工核实薪酬计算是否准确。
准确性源于双重核查计算结果、定期核对记录、理解税务规则以及及时掌握法规变更。薪酬专业人员必须持续关注并适时应用最新的劳动、所得税、社会保障、养老金及其他法定规则。违规操作可能导致员工薪酬支付错误、监管罚款及企业声誉受损。
薪酬管理涉及高度敏感的员工数据，包括雇佣记录、薪资、税务及银行信息。保密性至关重要；应限制访问权限，并依据香港法例第486章《个人资料（私隐）条例》（PDPO）及公司政策处理数据。
若您的香港公司在欧盟或欧洲经济区（EEA）设有处理个人数据的分支机构，还须遵守欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）。该条例具有域外效力，并对资料保护设有更严格的要求及对违规行为设有更高的处罚。
最佳实践：外包的价值
要全面遵循上述薪资要求，对没有专门人力资源或财务团队的企业来说可能具挑战性。经验丰富的薪酬经理成本较高，还需要在系统上进行投资。
对于正开拓业务或进入新市场的企业，将薪酬外包可释放宝贵资源，同时确保在各个运营司法管辖区均能及时、高效地履行所有义务。硕富麟提供全面而灵活的外包薪酬服务，可根据客户需求进行调整与定制。您可通过在线平台提交数据并获取实时薪酬信息，我们将配备专业薪酬团队及专用软件处理相关事务，包括薪资核算、税款扣除与供款处理、工资单发放、准备法定报表及强积金计划管理。
将薪酬业务外包给香港可信赖的服务商具有多重优势：
精通本地法规——确保全面合规并降低风险。
及时准确的薪酬处理——增强员工信任与满意度。
高效管理强积金计划——涵盖计划设立、受托人服务、员工登记及每月供款。
完善记录保存——支持香港审计及申报需求。
灵活扩展方案——随着您的业务增长，调整和扩展我们的薪酬解决方案。
硕富麟的会计与薪酬服务专为香港企业独特需求而设。让我们为您处理复杂的薪酬事务，助您专注核心业务——拓展事业版图。立即联系硕富麟，获取定制化薪酬解决方案。
