是的。根据《公司条例》（第622章），每家香港公司（无论私人公司还是公众公司）均须委任公司秘书。这并非单纯的程序要求；公司秘书是确保公司恰当遵守法律及最佳实践的守护者。
公司秘书是公司或组织中级别最高的行政管理人员。近年来，企业管治日益受到重视，公司秘书角色的重要性也随之提升。
公司秘书的职责是确保公司遵守适用法律和法规下的所有法定财务和法律要求。这些要求包括但不限于《公司条例》、《商业登记条例》和《税务条例》等。公司秘书的职责范围很广，通常包括以下方面：
维护公司的法定文件，包括：
- 现任及历任董事和秘书的登记册。
- 所有股东（含现任及历任）及其各自持股情况的登记册。
- 公司资产上任何抵押权益的登记册。
- 股东大会及董事会会议记录。
- 编制并向香港公司注册处提交年度申报表。其他必须提交的文件包括董事报告和审计报告（如适用），以及财务报表，包括公司资产和负债的详细信息。
- 提醒董事编制公司财务报表，并确保其经审计后，在公司年度股东大会上获得批准。无论公司业务位于香港境内还是境外，这些报表随后必须与公司税务申报表一并提交给税务局，。
- 其他公司备案事宜包括：董事及高级管理人员的相关信息、法定股本或缴足股本的增加，以及普通决议与特别决议的通过情况的报备。
- 安排董事会议及股东会议，包括发出会议通知、准备会议议程、分发相关文件，以及编制会议记录，记录会议讨论内容及决议。
- 就公司结构或管理层的任何重大变化（如董事的任命或辞职），向公司注册处作出通知。
- 设立并维护公司注册办事处，将其作为任何正式通信的地址；同时确保公司所有业务通信（如文具、网站、电子邮件、订单和发票）均注明公司名称、注册号和注册地址。
- 确保公司法律文件的安全，例如公司注册证书及组织章程大纲与章程细则。
- 制定公司文件的归档及保存政策。
- 就董事的职责向其提供指导，并确保董事遵守公司法及公司章程。
违反当地法规的风险十分重大，可能对组织和个人造成严重后果。无论您的实体位于全球何处，都应了解它们是否处于合规良好状态、业务决策是否得到准确执行，以及必要的变更能否以直接、及时的方式实施。
对于上市公司，公司秘书还负责遵守香港联合交易所（SEHK）的要求、管理公司的注册登记，以及遵守《企业管治守则》。
公司秘书通常还需要承担各种额外的行政职责，例如：保险、公司养老金计划、股份计划的管理、薪酬核算、公司场所和设施的管理、数据保护和健康安全要求的合规，以及知识产权（IP）的注册和维护。
未委任公司秘书或疏忽其职责可能会导致公司及其高级管理人员受到处罚、罚款甚至被提起法律诉讼。因此，香港许多企业选择聘请硕富麟（香港）等专业的公司服务提供商。我们经验丰富的团队将确保您的公司始终合规，让您能够专注于发展和运营。
在香港，任命公司秘书不仅是强制性要求，而且对于您的业务实现顺利及合法地运营也是必不可少。如果您需要相关指导，或希望将这项关键职能外包，硕富麟（香港）可为您提供帮助。
